Zwinne surfowanie nad morzem

Jak przebadać sporą liczbę użytkowników i zrobić to w niestandardowy sposób? Można na przykład zorganizować 5 dniowe wydarzenie badawcze w kilku miejscowościach nad morzem i zaangażować do testowania serwisu plażowiczów z całej Polski! Podczas PracujSurf (o idei wydarzenia przeczytacie tutaj) udało nam się przeprowadzić aż 248 badań z 210 użytkownikami. Dla porównania, gdybyśmy chcieli zrealizować te badania w naszym warszawskim biurze, zajęłoby to ponad dwa miesiące. W dodatku, zrobiliśmy to całkiem zwinnie.

Każdego dnia pracowaliśmy 12 osobowym zespołem, którego skład w połowie tygodnia całkowicie zmienił się . Były to osoby z różnych działów, z różnym doświadczeniem – zarówno zawodowym, jak i w pracy z użyciem „metodyk zwinnych” – prawdziwa mieszkanka z Marketingu, Product Development i Product Strategy. Jako grupa nie mieliśmy zbyt dużego doświadczenia badawczego. W dodatku dla wielu z nas był to pierwszy raz, kiedy mogliśmy ze sobą popracować. I w tym wszystkim zbudowaliśmy dobrze działający zespół. Oto co, moim zdaniem, pomogło w osiągnięciu takiego stanu.

Leadership

Zmienność składu, niezmienność liderów

Wydarzenie zorganizowały trzy dziewczyny, które były obecne przez całe 5 dni. Każda z nich posiada różną wiedzę domenową i jest ekspertem w swojej dziedzinie. Przez te kilka dni byłam świadkiem, jak dobrze radziły sobie w zarządzaniu zespołem. Miały to coś, co w roli lidera jest niezbędne:

  • posiadały wizję i umiały dobrze ją zakomunikować,
  • wzmacniały motywację,
  • znajdowały w ludziach ich mocne strony i potrafiły je wykorzystać,
  • umiały postawić granice,
  • dbały o potrzeby ludzi pracujących w zespole i słuchały ich,
  • miały zbudowany autorytet i zaufanie;

Sposób działania dziewczyn można zobrazować tym, jak zachowują się ptaki lecące w kluczu. Pierwszy leci lider, który nadaje kierunek i rytm, ale gdy potrzebuje chwili oddechu, pojawia się inny, który może go zastąpić i równie dobrze spełnić swoją rolę. Tak właśnie działały Asia, Małgo i Sylwia.

Jasne zasady współpracy

Jeszcze przed wyjazdem zorganizowane zostało spotkanie wprowadzające, gdzie liderki jasno zakomunikowały zasady, które obowiązywały wszystkich w zespole. Stanowczo przedstawiły grupie co jest akceptowane, a co nie. To bardzo pomogło, bo podczas wyjazdu wystarczył komunikat „hej, pamiętajcie na jakie zasady się umówiliśmy”. Dzięki temu łatwiej było zachować dyscyplinę i krótkimi komunikatami porozumiewać się z zespołem. Znaliśmy granice i wiedzieliśmy jakie są oczekiwania. W warunkach, w jakich się znaleźliśmy – wyjazd nad morze, praca na świeżym powietrzu, wakacyjny klimat – było to bardzo pomocne.

Znajomość ról i ich odpowiedzialności

Również przed wyjazdem zostały przedstawione role, w które każdy z nas miał się wcielić. Początkowo były cztery: badacz, obserwator, rekruter i ankieter. Z czasem okazało się, że potrzebna była rola „opowiadacza” (by rozmawiać z ludźmi podczas oczekiwania na badanie) oraz „zabawiacza dzieci” (by pilnować ich, gdy rodzice są na badaniu). Dla większości z nas były to zupełnie nowe role, niezwiązane z naszymi codziennymi obowiązkami. I tak programistka została obserwatorem badania, a analityk biznesowy rekruterem, zapraszającym ludzi do badania.

Znaliśmy role, znaliśmy zakres ich odpowiedzialności i wiedzieliśmy, że jednego dnia, każdy z nas prawdopodobnie będzie pełnić każdą z ról! Zdecydowaliśmy się na taki wariant ze względu na to, że przewidywaliśmy jak ciężkie może być prowadzenie badania, przez tę samą osobę, całe 8 godzin.

Jak w takim razie sprawić, by ktoś kto nigdy nie był badaczem nagle przeprowadził dobre badanie? Uczyć siebie nawzajem! Dobieraliśmy się w pary, gdzie doświadczony badacz prowadził 1-2 sesje, a obserwator, oprócz notowania spostrzeżeń, uczył się, by za chwilę przejąć rolę badacza. Byliśmy multidyscyplinarnym zespołem, w którym dbaliśmy o to, żeby uczyć się swoich kompetencji.

Skupienie na wartości

Mieliśmy jasno określoną wartość, którą planowaliśmy dostarczyć każdego dnia. Nie było to zwerbowanie kolejnej osoby do badania, ani kolejna ankieta, ba, nawet badanie nie było tym na czym finalnie nam zależało. Najważniejszą częścią (na którą składały się wszystkie poprzedzające) były wnioski z badania. Każdego dnia po zakończonych badaniach spotykaliśmy się i podsumowywaliśmy to co uzyskaliśmy podczas badań. Dzięki temu po każdym dniu mieliśmy wartość, którą, w razie potrzeby, mogliśmy dalej przekazywać do zespołów opiekujących się badanymi produktami. Plusem z takiego sposobu pracy była też informacja, czy należy dalej badać dany temat, czy został już wyczerpany.

Konkretne miary i ciągły monitoring

Przed rozpoczęciem wydarzenia mieliśmy ustalone konkretne miary. Mieliśmy 19 tematów badawczych, a każdy z nich miał być przebadany minimalnie 10 razy. W ciągu pracy mieliśmy wgląd w to, jaką liczbę badań już wykonaliśmy. Na koniec dnia sprawdzaliśmy też, czy uzyskaliśmy już oczekiwany pułap. Jasno określony cel ilościowy oraz ciągły monitoring postępu wpływał jeszcze na jedną rzecz…

Motywacja

Wpływał mianowicie na motywację całego zespołu i dodawał energii. Każdego dnia osiągaliśmy coraz wyższy wynik wykonanych badań – mieliśmy motywację, żeby bić swoje rekordy. Kiedy przekraczaliśmy kolejny zakładany pułap, chcieliśmy jeszcze więcej.

Obserwacja i reagowanie na zmianę

Plan badań był ustalony, z dokładnymi szczegółami, na cały tydzień. Kiedy przyjechałam trzeciego dnia okazało się, że wszystko zostało wywrócone do góry nogami – i bardzo dobrze! Zaobserwowaliśmy, że prace idą szybciej niż się spodziewaliśmy, niektóre tematy były już dobrze przebadane, więc podążanie za planem nie miało sensu.

Jeden z przykładów, który jest dla mnie idealnym podsumowaniem wielu działań podjętych podczas tych kilku dni jest praca ze stoiskiem. Na stoisku znajdowały się 3 punkty badawcze, a obok rozłożone były leżaki i strefa dziecięca. Ostatniego dnia stoisko przeszło tyle zmian, że ciężko mi teraz sobie przypomnieć z jakim ustawieniem zaczynaliśmy. Zaobserwowaliśmy, że leżaki są za blisko stref badaczy i jest za głośno – przenieśliśmy je dalej. Jak na strefę dla dzieci zaczęło świecić słońce, też ją przestawiliśmy. Stoisko z gadżetami było ciężko dostępne? Po chwili znajdowało się w innymi miejscu. Wystarczyło tylko porozumiewawcze spojrzenie i już po chwili kilka osób zmieniało aranżację stoiska.

Zaangażowanie

Uważam, że te wszystkie wyżej wymienione rzeczy nie zadziałałyby, gdyby nie zaangażowanie zespołu i wewnętrzna motywacja każdego z nas. Wiedzieliśmy jaką mamy misję do wykonania, a wynik nas dodatkowo motywował. Asia, Małgo i Sylwia umiały tak poprowadzić zespół, że po prostu chciało się działać. W trudnych momentach dawały zespołowi chwilę na złapanie oddechu, a kiedy szło dobrze potrafiły to docenić. To wszystko sprawiło, że po prostu każdemu z nas CHCIAŁO SIĘ. I tej postawie przypisuje duży wpływ na sukces całego wydarzenia. A przy tym wszystkim… czerpaliśmy dużo radości z tego co robiliśmy!